KSeF, bilans i obowiązki Prezesa spółki.

Krajowy System e-Faktur ma uprościć obieg faktur, ale nie zwalnia przedsiębiorcy ani zarządu spółki z odpowiedzialności za dokumentację i rzetelność ksiąg. KSeF nie podejmie za Ciebie decyzji, czy dany wydatek został poniesiony w związku z działalnością, nie zaakceptuje faktury kosztowej i nie zastąpi dokumentów, które nie trafiają do systemu.

KSeF nie zastępuje obiegu dokumentów w firmie

Wprowadzenie KSeF nie oznacza końca obowiązków związanych z fakturami. System służy przede wszystkim do wystawiania, otrzymywania i przechowywania określonych faktur, ale nie zastępuje wewnętrznych procedur firmowych.

Nadal trzeba zadbać o:

akceptowanie faktur kosztowych przez osoby uprawnione,
prawidłowe opisanie celu wydatku,
przekazanie księgowości informacji potrzebnych do dekretacji dokumentu,
kontrolę, czy zakup rzeczywiście dotyczy działalności firmy,
terminowe dostarczanie dokumentów spoza KSeF.

Księgowa nie powinna samodzielnie decydować o zasadności każdego kosztu ponoszonego przez firmę. To przedsiębiorca, zarząd lub osoba odpowiedzialna za dany obszar działalności ma wiedzę, czego dotyczy konkretny zakup i czy powinien zostać ujęty w księgach.

Jakich dokumentów nie znajdziesz w KSeF?

KSeF nie gromadzi całej dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa. Aby księgi rachunkowe były prowadzone rzetelnie, księgowość nadal potrzebuje również dokumentów i informacji, które funkcjonują poza systemem.

Do takich dokumentów mogą należeć m.in.:

wyciągi i potwierdzenia operacji bankowych,
raporty kasowe,
umowy z kontrahentami,
aneksy do umów,
dokumenty dotyczące środków trwałych,
protokoły, rozliczenia, noty i inne dowody księgowe,
informacje o zdarzeniach gospodarczych, które nie wynikają wprost z faktury.

Dobrze wdrożony obieg dokumentów powinien więc obejmować nie tylko faktury z KSeF, lecz także sposób przekazywania pozostałych dokumentów do biura rachunkowego lub działu księgowości.

Czy każde sprawozdanie finansowe musi badać biegły rewident?

Nie. Obowiązek badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta nie dotyczy automatycznie każdej firmy ani każdego sprawozdania.

Podmioty zobowiązane do obligatoryjnego badania są wskazane w art. 64 ustawy o rachunkowości. Obowiązek może zależeć między innymi od formy prawnej, rodzaju prowadzonej działalności oraz osiągniętych progów finansowych i zatrudnienia.

Warto jednak pamiętać, że brak ustawowego obowiązku badania nie oznacza, że zarząd może podpisać sprawozdanie bez jego zrozumienia i weryfikacji. To zarząd odpowiada za przygotowanie sprawozdania finansowego zgodnego z rzeczywistą sytuacją majątkową i finansową spółki.

Bilans od księgowej — dlaczego prezes powinien go rozumieć?

Bilans nie jest dokumentem wyłącznie „dla księgowości”. To jedno z podstawowych zestawień pokazujących sytuację przedsiębiorstwa na określony dzień.

W uproszczeniu:

aktywa pokazują majątek firmy, czyli to, czym przedsiębiorstwo dysponuje,
pasywa pokazują źródła finansowania tego majątku, w tym kapitały własne i zobowiązania.

Jeżeli podpisujesz bilans lub sprawozdanie finansowe jako członek zarządu, bierzesz odpowiedzialność za ten dokument. Nie oznacza to, że musisz samodzielnie prowadzić księgi rachunkowe. Oznacza jednak, że powinieneś rozumieć najważniejsze pozycje i mieć pewność, że dane odpowiadają rzeczywistości gospodarczej firmy.

Checklista przed podpisaniem bilansu

Przed podpisaniem sprawozdania finansowego warto zadać księgowej lub osobie odpowiedzialnej za finanse kilka konkretnych pytań:

Czy środki pieniężne wykazane w bilansie zgadzają się ze stanem rachunków bankowych i kasy?
Czy firma wykazuje środki trwałe, które faktycznie posiada?
Czy aktywa obrotowe odpowiadają rzeczywistemu stanowi zapasów, należności i środków pieniężnych?
Czy wszystkie zobowiązania wobec kontrahentów, urzędów, banków i pracowników zostały ujęte?
Czy do księgowości trafiły wszystkie istotne dokumenty, umowy i informacje?
Czy w sprawozdaniu uwzględniono zdarzenia, które wymagają korekty lub dodatkowego wyjaśnienia?
Czy otrzymałeś zestawienie obrotów i sald, na podstawie którego sporządzono sprawozdanie finansowe?
Czy rozumiesz pozycje, które istotnie zmieniły się w porównaniu z poprzednim rokiem?

Jeżeli czegoś nie rozumiesz, warto o to zapytać. Dobrym rozwiązaniem jest również poproszenie księgowej o krótkie omówienie bilansu, rachunku zysków i strat oraz najważniejszych zmian w finansach firmy.

Rok obrotowy nie zawsze musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym

W wielu firmach rok obrotowy trwa od 1 stycznia do 31 grudnia. To najczęściej spotykane i z perspektywy organizacyjnej wygodne rozwiązanie. Przepisy dopuszczają jednak możliwość przyjęcia roku obrotowego, który nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Takie rozwiązanie może być warte rozważenia zwłaszcza w działalnościach o silnej sezonowości. Jeśli kluczowy okres sprzedażowy przypada na przełom roku, inny układ roku obrotowego może ułatwić analizę wyników, planowanie finansów i ocenę faktycznej kondycji firmy po zakończeniu sezonu.

Decyzję w tym zakresie należy jednak dobrze przemyśleć – z uwzględnieniem zapisów umowy spółki lub statutu, obowiązków podatkowych, organizacji pracy księgowości oraz specyfiki danego biznesu.

Czy po wystawieniu faktury w KSeF trzeba wysyłać ją e-mailem?

Co do zasady nie ma obowiązku przesyłania kontrahentowi faktury e-mailem tylko dlatego, że została wystawiona w KSeF. Może to być jednak dobra i profesjonalna praktyka komunikacyjna.

Wiadomość e-mail z kopią lub wizualizacją faktury pomaga kontrahentowi:

szybko dowiedzieć się, że dokument został wystawiony,
zidentyfikować, czego dotyczy faktura,
sprawniej przekazać dokument do płatności,
uniknąć zaskoczenia fakturą, która pojawiła się w systemie.

To prosty element dobrej współpracy handlowej, szczególnie wtedy, gdy kontrahent ma dużą liczbę dokumentów lub płatności do obsłużenia.

Najczęstsze pytania

Czy KSeF zwalnia przedsiębiorcę z akceptacji faktur kosztowych?

Nie. KSeF nie zastępuje procesu akceptacji, kontroli zasadności wydatków ani przekazywania księgowości informacji niezbędnych do prawidłowego ujęcia kosztu.

Czy księgowa odpowiada za wszystko, jeśli podpisuję bilans?

Nie. Księgowość odpowiada za wykonywanie powierzonych czynności zgodnie z obowiązującymi zasadami, ale osoba podpisująca sprawozdanie finansowe powinna rozumieć jego treść i wziąć odpowiedzialność za przedstawione dane.

Czy każda spółka musi mieć badanie przez biegłego rewidenta?

Nie. Ustawowy obowiązek badania dotyczy podmiotów wskazanych w art. 64 ustawy o rachunkowości i zależy od spełnienia określonych warunków.

Czy rok obrotowy może być inny niż kalendarzowy?

Tak. W niektórych branżach, zwłaszcza sezonowych, może to być rozwiązanie praktyczne. Wymaga jednak odpowiedniego zaplanowania i dostosowania dokumentów spółki.

Czy warto wysyłać fakturę e-mailem, jeśli została wystawiona w KSeF?

Tak, mimo że nie zawsze jest to obowiązek. Dla kontrahenta może to być wygodne powiadomienie, które usprawnia obieg informacji i płatności.

Potrzebujesz wsparcia w finansach spółki?

Jeżeli masz wątpliwości dotyczące bilansu, sprawozdania finansowego, obiegu dokumentów w firmie lub organizacji procesów księgowych, nie podpisuj dokumentów „w ciemno”.

Skontaktuj się ze specjalistami z IC PARTNERS STRATEGO, aby omówić sytuację swojej firmy i lepiej przygotować się do świadomego zarządzania finansami przedsiębiorstwa.

Materiał ma charakter edukacyjny i ogólny. Każda spółka działa w innych warunkach, dlatego przed podjęciem decyzji dotyczących rachunkowości, podatków lub obowiązków zarządu warto przeanalizować indywidualną sytuację z księgową, doradcą podatkowym lub prawnikiem.

Jeśli chcesz być na bieżąco z kolejnymi artykułami o budowaniu biznesu i zespołów startupowych, zapraszam na mój profil na Facebooku: Agnieszka Jaroniec.

Dołącz do społeczności, zostaw obserwację i polub moją, żeby nie przegapić nowych treści i praktycznych wskazówek.