Masz tylko 10 faktur. Czy to dużo pracy dla księgowego?
W biurze rachunkowym to zdanie słyszę bardzo często: „Pani Agnieszko, ja mam tylko 10 faktur, czasami nawet pięć, tam nie ma co księgować”. Na pierwszy rzut oka brzmi to logicznie – skoro dokumentów jest mało, to chyba i pracy jest niewiele.
Z perspektywy księgowej wygląda to jednak zupełnie inaczej.
“Tylko 10 faktur” uruchamia cały łańcuch czynności, które trzeba wykonać, żeby zamknąć miesiąc w jednoosobowej działalności gospodarczej.
W tym tekście pokażę Ci krok po kroku, co naprawdę dzieje się po drugiej stronie, gdy oddajesz księgowemu swoje dokumenty i dlaczego liczba faktur to najgorszy możliwy sposób na ocenę, ile pracy jest przy Twojej księgowości.
Skąd się bierze mit „dziesięciu faktur”
Zacznijmy od tego, skąd w ogóle bierze się takie myślenie.
Jako przedsiębiorca widzisz kilka dokumentów miesięcznie.
Nie prowadzisz skomplikowanej działalności, nie masz magazynu, nie zatrudniasz dziesięciu osób.
Naturalnie więc zakładasz, że księgowy „wrzuci to w system”, kliknie kilka razy i sprawa załatwiona.
Problem polega na tym, że dla urzędu skarbowego i ZUS‑u Twoje 10 faktur to dopiero początek historii.
Liczy się nie tylko to, ile dokumentów wystawiasz i otrzymujesz, ale też to, jakie obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe masz jako przedsiębiorca a te są dokładnie takie same dla kogoś z 10 fakturami, jak i dla kogoś z 100 fakturami miesięcznie.
10 faktur w JDG: co naprawdę musi się zadziać, żeby zamknąć miesiąc
Kiedy trafia do mnie klient z jednoosobową działalnością i mówi: „mam tylko 10 faktur”, pierwsze pytanie, jakie zadaję, wcale nie dotyczy liczby dokumentów.
Pytam: jaka jest forma prawna i jak się rozliczasz. To właśnie forma działalności i wybór rozliczeń definiują, co musimy zrobić w biurze każdego miesiąca.
Przy JDG, poza samym zaksięgowaniem tych 10 faktur, trzeba wykonać m.in.:
- przygotować i złożyć deklarację VAT – jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT,
- wyliczyć podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT),
- jeśli zatrudniasz pracownika – policzyć wynagrodzenie, podatki i składki,
- sporządzić i wysłać deklarację do ZUS,
- wyliczyć składkę zdrowotną,
- ująć wszystkie zdarzenia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów,
- formalnie zamknąć książkę za dany miesiąc.
Każdy z tych punktów to osobny kawałek pracy, często wymagający dodatkowych wyjaśnień, sprawdzeń i kontroli. Fakt, że dokumentów jest 5 czy 10, nie zmniejsza zakresu tych obowiązków. One po prostu muszą zostać wykonane, jeśli chcesz mieć spokojną głowę i porządek w rozliczeniach.
10 faktur to wcale nie „proste 10 księgowań”
Często słyszę: „Ale to bardzo proste faktury, nic skomplikowanego”. I czasem rzeczywiście tak jest: kilka faktur sprzedażowych, parę kosztowych, wszystko krajowe, bez pracowników.
Tyle że w praktyce bardzo często w tej dziesiątce pojawia się choć jedna pozycja, która zmienia całą układankę.
Przykład? Leasing samochodu. Podatkowo i księgowo leasing wymaga zupełnie innego podejścia niż zwykła faktura za najem biura czy zakup materiałów. Trzeba sprawdzić umowę, odpowiednio ująć opłaty, skontrolować wpływ na koszty i podatki, pilnować poprawności rozliczeń w czasie.
Podobnie jest ze:
- środkami trwałymi,
- dotacjami,
- fakturami z zagranicy,
- operacjami w walutach.
Za każdym takim „dodatkowym zagadnieniem” stoi osobny zestaw zasad, których trzeba pilnować. Z punktu widzenia klienta to wciąż „tylko jedna faktura więcej”. Z punktu widzenia księgowego to dodatkowa praca, dodatkowa odpowiedzialność i dodatkowe ryzyko błędu, którego nie można zlekceważyć.
Co widzi przedsiębiorca, a co widzi księgowy.
Dla porządku warto zestawić dwie perspektywy – Twoją i biura rachunkowego.
Ty najczęściej widzisz:
- małą liczbę faktur,
- prosty model działania firmy,
- brak spektakularnych zdarzeń typu duże inwestycje czy kredyty.
Księgowy widzi:
- pełny katalog obowiązków podatkowych i składkowych, które i tak trzeba wypełnić,
- ryzyko, że jedna „niewinna” faktura leasingowa, dotacyjna czy zagraniczna będzie wymagała dużo pracy,
- konieczność zamknięcia miesiąca tak, aby wszystko się spinało – liczby, deklaracje, ewidencje.
To są dwie różne optyki – i dopiero kiedy je ze sobą zestawisz, widać, że liczba faktur jest bardzo słabym wskaźnikiem tego, ile pracy naprawdę jest przy Twojej księgowości.
Jak rozmawiać z biurem rachunkowym o wycenie?
Zamiast pytania: „Mam tylko 10 faktur, ile to będzie kosztować?”, spróbuj podejść do tematu inaczej. Oto kilka rzeczy, o których warto opowiedzieć księgowemu już na starcie:
- jaką masz formę prawną (JDG, spółka itd.),
- czy jesteś podatnikiem VAT,
- czy zatrudniasz pracowników,
- czy korzystasz z leasingu, dotacji, masz środki trwałe,
- czy pojawiają się u Ciebie faktury z zagranicy lub w walutach.
Dopiero na tej podstawie da się sensownie oszacować nakład pracy i odpowiedzialność po stronie biura rachunkowego. Sama liczba dokumentów może mieć wpływ na cenę, ale nie powinna być głównym kryterium.
Na koniec: 10 faktur to cała Twoja firma, nie tylko „10 księgowań”
„Tylko 10 faktur” to tak naprawdę skrót myślowy, za którym stoi cała rzeczywistość Twojej firmy – sposób działania, zobowiązania podatkowe i składkowe, plany rozwoju, ryzyka. Księgowy widzi to za każdym razem, gdy bierze do ręki Twoje dokumenty i siada do zamknięcia miesiąca.
Dlatego następnym razem, kiedy pojawi się w Twojej głowie myśl: „przecież to tylko 10 faktur”, spróbuj zobaczyć szerzej: podatki, ZUS, wynagrodzenia, środki trwałe, leasingi, dotacje i wszystkie formalności, które trzeba doprowadzić do końca. Dopiero wtedy widać, ile pracy naprawdę kryje się za tym pozornie niewinnym zdaniem.
Jeśli chcesz być na bieżąco z kolejnymi artykułami o budowaniu biznesu i zespołów startupowych, zapraszam na mój profil na Facebooku: Agnieszka Jaroniec.
Dołącz do społeczności, zostaw obserwację i polub moją, żeby nie przegapić nowych treści i praktycznych wskazówek.